MAILBUSTERS log

E-mail beheerst werkdag

2005-12-02T00:17:00.000+01:00

De e-mail domineert de werkdag. Meer dan de helft van de werknemers besteedt dagelijks meer dan twee uur aan het lezen en reageren op e-mail. Voor 15 procent is het gebruik van e-mail toegenomen tot vier uur, een halve werkdag. Dit blijkt uit een enquête van computerbeveiliger Symantec. De steekproef is gehouden onder 1700 werknemers van grote bedrijven in Europa.

Driekwart vindt e-mail verslavend en 21 procent zegt daadwerkelijk verslaafd te zijn. "Zij zoeken dwangmatig contact met hun e-mail en raken lichtelijk in paniek als ze geen toegang krijgen tot hun inbox", aldus Erik van Veen, medewerker bij Symantec.

De e-mailverslaving verlengt bovendien de werkdag. De meeste werknemers controleren voor 09.00 uur 's ochtends en na 17.00 uur 's middags hun zakelijke e-mail. Bovendien loopt nog eens 34 procent bij het opstaan en 30 procent voor het naar bed gaan zijn inbox langs. Bijna driekwart kijkt ook buiten kantoor en buiten werksituaties naar zijn zakelijke elektronische post.

Uit het woensdag gepubliceerde onderzoek van Symantec blijkt dat het digitale postverkeer sterk groeit. Het aantal e-mails van de ondervraagden is in de afgelopen twaalf maanden met gemiddeld 47 procent toegenomen.

Bron: nu.nl

Veel werknemers verslaafd aan e-mail

2005-12-02T00:14:00.000+01:00

"Europa wordt een continent van e-mailverslaafden"

Een op vijf werknemers is verslaafd aan e-mail. Ze controleren dwangmatig op nieuwe berichten en raken in paniek als ze niet onmiddellijk toegang krijgen tot hun mailbox.

Europa wordt een continent van e-mailverslaafden, waarschuwt beveiligingsbedrijf Symantec bij de presentatie van een onderzoek van Dynamic Markets naar het e-mailgebruik bij 1.700 Europese computergebruikers.

Negen op tien van de ondervraagde IT-managers zag in een jaar tijd het aantal e-mailberichten stijgen met gemiddeld 47 procent. Het beheren van de stroom berichten vraagt steeds meer tijd. Iets meer dan de helft besteedt minstens twee uur per dag aan het verzenden en ontvangen van e-mail, 15 procent is zelfs vier uur per dag kwijt aan het beheren van zijn mailbox.

Maar niet iedereen kan even goed overweg met het dagelijkse bombardement aan e-mailberichten. "Bijna veertig procent van de groep hanteert een ongezonde aanpak met betrekking tot e-mail," licht Lindsey Arlmstron van Symantec toe.

Het onderzoek onderscheidt vier categoriën van e-mailgebruikers. Bijna de helft van de ondervraagden zijn gedesciplineerde gebruikers. Frankrijk profileert zich als de meest verantwoorde groep e-mailgebruikers: maar liefst 82 procent zegt zijn e-mailverkeer goed in de hand te hebben. In de Benelux-landen is dit 62 procent.

Een op vijf e-mailgebruikers geven toe dat ze dwangmatig hun mailbox controleren en in paniek raken als ze er geen toegang tot krijgen. In de Benelux is zelfs een op vijf werknemers een "verslaafde" gebruiker. Een op tien van de ondervraagden is technofoob als het op e-mail aankomt: ze gebruiken alleen de meest elementaire functies en geven de voorkeur aan verbale communicatie.

Zes procent van de ondervraagden behoren volgens het onderzoek tot de "overspoelde gebruikers". Ze vluchten als het ware weg voor de eindeloze e-mailstroom: berichten bljven ongelezen en ze zijn met moeite nog online te krijgen.

Uit het onderzoek blijkt verder dat de opkomst van mobiele e-mail zijn sporen nalaat. Een op drie gebruikt zijn laptop van het bedrijf om toegang te krijgen tot e-mail; 34 procent hiervan controleert meteen op nieuwe berichten het opstaan en 30 procent vlak voor het slapengaan. Ook op vakantie of aan tafel kunnen veel mobiele e-mailers er niet aan weerstaan om toch maar eventjes de mailbox van het werk te controleren.

Nico Vandenabeele
01 december 2005
Bron: ZDNet

E-mail en sms bieden nieuwe kansen om te pesten

2005-10-28T23:58:00.000+02:00

Pesten zou al lang de wereld uit moeten zijn, liet minister Van der Hoeven (Onderwijs) woensdag in Zoetermeer weten. Maar door achter de computer plaats te nemen en een vernieuwde pesttest in te vullen, maakte de minister duidelijk dat dat niet het geval is.

Met de komst van de e-mail en chatten heeft pesten een nieuwe dimensie gekregen, legden leerlingen van het Oranje Nassau College de minister uit. Moderne communicatiemiddelen bieden evenzeer nieuwe mogelijkheden om te pesten. Met e-mail en sms kun je iemand behoorlijk treiteren.

Achter de computer kunnen leerlingen de nieuwe test, een cd-rom met vragen over pesten, invullen. Soms twijfelt een leerling. Want een beetje plagen is niet erg, pesten daarentegen kan behoorlijk verstrekkende gevolgen hebben.

De vernieuwde test is een initiatief van de Vereniging Openbaar Onderwijs (VOO). Een oudere versie wordt volgens de VOO op driekwart van de scholen gebruikt, zowel in het basis- als voortgezet onderwijs.

Ouders kunnen een week lang informatie over pesten op school kwijt bij onderwijsvraagbaak: 0800-5010, een actie van onder meer vier ouderorganisaties. De organisaties vragen zich af of de scholen wel voldoende doen om pesten te bestrijden. "Vaak krijgen ouders van een leraar te horen dat het wel meevalt", zegt een woordvoerder van de VOO. "Terwijl dan duidelijk is dat er spake is van pestgedrag."

De VOO kan niet zeggen of pesten door de nieuwe "technische mogelijkheden" een groter probleem is dan pakweg tien, twintig jaar geleden. Uit een onderzoek onder brugklassers bleek begin dit jaar dat 7 procent van de leerlingen vindt dat hij of zij wordt gepest. De VOO ziet de pesttest als een middel om pesten in de klas bespreekbaar te maken.

Bron: nu.nl

Gmail verandert naam in Engeland

2005-10-21T15:52:00.000+02:00

Gmail verandert naam in Engeland
Gmail, de gratis e-maildienst van Google, zal in Groot-Brittannië voortaan Google Mail heten. Het in Londen gevestigde bedrijf Independent International Investment Research had namelijk al twee jaar voor Google de maildienst lanceerde de naam Gmail in gebruik. Google en Independent International Investment Research konden het niet eens worden en omdat het Londense bedrijf in zijn recht staat heeft het zoekbedrijf ervoor gekozen op de naam Google Mail over te gaan voor Engelse gebruikers. Het adres van Engelse gebruikers ziet er voortaan zo uit: gebruikersnaam@googlemail.com in plaats van gebruikersnaam@gmail.com.

E-mailen is ongezond

2005-10-19T12:32:00.000+02:00

Minder typen, meer lopen
De gewoonte om in bedrijven steeds meer via e-mail met collega's te communiceren is een potentieel gezondheidsrisico, meent een Britse hartspecialist.

Werknemers zitten steeds langer en vaker aan hun bureau gekluisterd, terwijl ze volgens dokter Dorian Dugmore ook een gezond wandelingetje kunnen maken. De opmerkelijke waarschuwing lijkt vooral bedoeld om de aandacht te vestigen op een nieuwe gezondheidscampagne van organisatie Sport England.

Vrijdag 21 oktober aanstaande verklaart Sport England tot 'e-mailvrije werkdag'. Volgens Dugmore zou het 6000 sterfgevallen en 500 miljoen pond in uitbetaalde ziektedagen schelen indien tien procent van de werknemers actiever wordt. Ook zou het aantal mensen dat hartproblemen krijgt en type 2 suikerziekte ontwikkelt met tienduizenden tegelijk afnemen.

Cijfers voor de Nederlandse situatie zijn niet beschikbaar, al kampen in Engeland procentueel gezien meer mensen met overgewicht.

Voor 21 oktober hoopt Sport England dat interne e-mails worden verboden en dat collega's naar elkaars bureau lopen om mededelingen te doen. Tegenover Sky News verklaart Roger Draper, voorzitter van de gezondheidsorganisatie, dat "we de aanzienlijke taak hebben meer mensen actief te laten worden. We willen dat mensen in kantoren, fabrieken, supermarkten en ziekenhuizen gaan bewegen en dat tot een vast onderdeel van hun dagelijks leven maken."

Dugmore: "Mensen mailen collega's die naast hen zitten, om nog maar te zwijgen over degenen die aan de andere kant van het gebouw werken. Door de explosie van het e-mailgebruik gaan miljoenen uren fysieke inspanning verloren, een trend die moet worden omgebogen."

Lars Pasveer
18 oktober 2005
Bron: ZDNet

Tiener lijdt aan sms- en e-mailverslaving

2005-10-17T22:06:00.000+02:00

GLASGOW - Een Schotse tiener wordt behandeld voor een sms- en e-mailverslaving. De 19-jarige jongen besteedde in een jaar bijna 7000 euro aan tekstboodschapjes via zijn mobieltje. Hij nam ontslag nadat zijn bazen hadden ontdekt dat hij op zijn werk 8000 e-mails per maand verstuurde.

De Britse omroep BBC meldde vrijdagavond dat het waarschijnlijk gaat om het eerste geval van dien aard in Schotland. De jongen schreef ongeveer zevenhonderd sms'jes per week, de meeste aan zijn vriendin met wie de relatie inmiddels is verbroken. Hij bestempelde het sms'en en e-mailen als een spelletje pingpong. Een vakbond verwees hem door naar een specialist.
Bron: nu.nl

'E-mails maken dik'

2005-10-17T01:22:00.000+02:00

LONDEN - Mensen die willen afvallen, hoeven zich volgens artsen niet te verlaten op allerlei modegevoelige diëten. Door simpelweg te stoppen met e-mailen zouden volgens hen de rondingen al behoorlijk afnemen.

In de Britse zondagskrant The Observer bepleitten de artsen dat miljoenen uren aan lichaamsbeweging verloren gaan door het explosief gestegen e-mailverkeer. Liepen werknemers ooit naar hun collega's toe om ze voor de lunch uit te nodigen of de laatste roddel over de baas uit te wisselen, tegenwoordig volstaat een elektronisch berichtje.

Een Britse organisatie die lichaamsbeweging probeert te bevorderen, Sport England, heeft aanstaande vrijdag daarom uitgeroepen tot 'e-mailvrije vrijdag'. Werkgevers moeten op die dag e-mailverkeer verbieden en ervoor zorgen dat mensen weer door het kantoor lopen, in plaats van steeds naar hun beeldscherm te turen.

"Mensen e-mailen collega's die pal naast hen zitten en zeker degenen die aan de andere kant van het kantoor werken. We moeten hun luie gedrag veranderen", zei de arts Dorian Dugmore, die verbonden is aan Sport England. Wanneer mensen 10 procent meer zouden bewegen, zou dat jaarlijks 6000 Britse levens redden en 500 miljoen pond (755 miljoen euro) besparen.

bron nu.nl

E-mail verslaving

2005-09-24T23:55:00.000+02:00

E-mail is niet meer weg te denken uit ons leven. Het is geevolueerd van een loutere zaken-tool naar een evenwaardige manier om te communiceren.
America Online deed onlangs onderzoek bij meer dan 4000 respondenten ouder dan 18, in de twintig grootste steden in de USA.
E-mail gebruikers vertrouwen evenzeer op e-mail om te communiceren als op telefoon. Ze spenderen ruim een uur per dag aan e-mail. 77% heeft zelfs meer dan een e-mail account.

Nog een aantal opvallende cijfers :

- 41% bekijkt zijn e-mail 's morgens vroeg, nog vooraleer de tanden te poetsen of koffie te zetten;
- 40% van de gebruikers beweert zijn e-mail al 's nachts gelezen te hebben;
- 26% van de e-mail gebruikers zegt maximum twee a drie dagen zonder e-mail te zitten;
- 56% heeft twee of drie accounts; de gemiddelde gebruiker heeft 2.8 accounts;
- gebruikers bekijken hun mail overal : in bed in pyama (23%), op school (12%), in business meetings (8%), op WiFi hotspots zoals Starbucks of McDonald's (6%), op het strand of bij het zwembad (6%), op het toilet (4%), tijdens het rijden (4%), of in de kerk (1%);
- 60% bekijkt zijn e-mail op vakantie, meer persoonlijk dan voor het werk; meer dan de helft vindt het belangrijk om op vakantie e-mail beschikbaar te hebben.

61% checkt zijn persoonlijke e-mail minstens drie keer per dag op het werk. Vrouwen doen dat meestal in de loop van de dag, mannen als eerste ding als ze aankomen.

E-Mail Remains A Point Of Vulnerability

2005-09-16T10:31:00.000+02:00

The total cost to protect E-messaging systems ranges from $117.34 per user per year for companies with fewer than 2,500 employees to $62.87 per user per year for companies with 2,500 or more employees. This translates into a monthly cost per user of $9.78 and $5.24, respectively.

Messaging Woes, bar chartSpam filtering is the major focus of any messaging security strategy. While small companies on average spend 29.5 hours per week per 1,000 users to manage E-mail security, 9.1 hours per week per 1,000 users are spent combating unsolicited messages. Larger companies on average spend 15.2 hours per week per 1,000 users on messaging security, with 4.1 hours per week devoted to anti-spam management, according to Osterman Research.

Yet, effective administration of messaging systems requires more than anti-spam management. The research firm's Messaging Security Market Trends 2005-2008 study finds that businesses face a myriad of messaging problems.

Of the 115 companies surveyed, two-thirds struggle to provide adequate storage for E-messages. An equal number have inadequate E-mail archiving. Two in five say large E-mail attachments are taxing their messaging capability. Most alarming, nearly all surveyed companies have had their networks successfully penetrated by a virus, worm, or other form of malware through E-mail.

Companies also have employee-related problems. Half the sites report employees sending or receiving inappropriate content electronically, while 40% have had staff view inappropriate content. E-mail bandwidth has been clogged at a third of sites because of employees oversubscribing to E-newsletters or mailing lists. Nearly half of all companies say employees have E-mailed or instant messaged confidential data, while nearly 20% have been infiltrated by a virus or related threat via IM.

Nokia delivers mobile email for business

2005-09-16T10:09:00.000+02:00

Nokia has launched a corporate email system to allow business users to send and receive mail from their mobiles.

The Scandinavian firm already has an alliance with RIM, the maker of the BlackBerry email device, but claimed that its Nokia Business Center (NBC) will make mobile email cheaper and more widely available.

Nokia's email system comes in two modes. A standard version gives office staff basic read/write access to email.

A professional version integrates directly into a company's corporate network directory, giving direct access to email on a mobile device in the same way as on the user's office PC. It also allows users to download attachments.

The standard version will be offered free when a company purchases a server licence, which covers 400 people and costs £1,200.

The professional version requires an additional one-time fee per user of £32, providing a perpetual licence for each office worker.

Ovum analyst Elsa Lion told vnunet.com: "Nokia is not so well represented in the business sector so this gives it a route into that market. But a lot depends on how well it markets this solution.

"If it is too disconnected it risks the danger of being just another service. I do not think it will dent BlackBerry until next year at least."

Nokia's server software will be 20 to 30 per cent cheaper than RIM's and users will be charged a one off seat fee rather than RIM's ongoing charges.

"Considering that 70 per cent of people who use popular email devices also carry a mobile phone, the opportunity for us to provide one device and solution that perfectly addresses the voice and data experiences is tremendous," said Mary McDowell, executive vice president of Nokia Enterprise Solutions.

In an email statement to clients, Ovum noted that Nokia's technology has yet to be locked down.

"While Nokia is happy to make price and architecture comparisons with RIM, it is relatively quiet on how its client server communications protocol measures up," the analyst said.

"RIM's design optimises transmission by using some hefty compression, thereby reducing the data that is actually carried over the air interface.

"This is one reason why its BlackBerry solution works so well over relatively limited GPRS networks, and why it is in no rush to introduce a UMTS version of its devices.

"Nokia is unwilling to say much about how well its own protocol works, but admits that it is still working on compression."

Internetgedrag op werk risicovoller dan thuis

2005-09-15T12:18:00.000+02:00

Mensen klikken op hun werk eerder op verdachte links dan op hun computer thuis. Ook openen ze op de computer van de baas eerder dubieuze websites en e-mails dan op hun eigen computer. Ze zijn op kantoor eerder geneigd online risico's te nemen omdat ze vertrouwen hebben in de it-afdeling. Dit concludeert beveiligingsbedrijf Trend Micro uit de antwoorden van een online enquête die werd gehouden onder 1200 werknemers uit Duitsland, de Verenigde Staten en Japan.

Het bedrijf ziet een duidelijk verband tussen de aanwezigheid van een it-afdeling en het vertrouwen dat consumenten hebben in de beveiliging tegen virussen, wormen, spyware, spam en phishing.

Van de ondervraagden zegt 63 procent met een geruster gevoel op verdachte links te klikken of dubieuze websites te bezoeken, omdat de it-afdeling beveiligingssoftware op de kantoor-pc heeft geïnstalleerd. Ruim een kwart van de ondervraagden opent eerder verdachte e-mails op het werk omdat de computerapparatuur niet van hen is. Daarnaast zegt 40 procent meer risico te nemen omdat de it-afdeling support kan bieden bij problemen.

Dit leidt tot een interessante tegenstelling, zegt Max Cheng van Trend Micro. Doordat de computergebruikers verwachten dat de it-afdeling hen informeert en beschermt, nemen ze meer risico's waardoor ze de beveiliging juist lastiger maken.

GMail verliest zijn exclusiviteit

2005-08-26T16:21:00.000+02:00

Maildienst nu beschikbaar voor alle Amerikanen
Vrienden en kennissen om een uitnodiging voor GMail smeken is straks niet meer nodig. Voortaan kunnen Amerikaanse internetgebruikers zich gewoon inschrijven voor Google's veelbesproken e-maildienst. Anderen landen volgen later.

Om toegang te krijgen tot GMail moeten geïnteresseerden hun mobiele telefoonnummer invullen. Google stuurt hen vervolgens een sms-bericht met een toegangscode, waarmee gebruikers zich kunnen aanmelden. Inschrijven kan voorlopig alleen aan de hand van met een Amerikaans mobiel telefoonnummer, maar binnenkort zou GMail ook opengesteld worden voor andere landen.

Google kiest voor deze omslachtige inschrijvingsprocedure om te vermijden dat de dienst misbruikt wordt door spammers, die met geautomatiseerde scripts massaal e-mailaccounts aanmaken om spam te versturen.

"We willen onze dienst zo spamvrij mogelijk houden. Een manier om dit te bereiken is ervoor zorgen dat alleen 'echte mensen' zich kunnen inschrijven," zo staat er in het blogbericht te lezen. Bovendien werkt Google aan de integratie van enkele mobiele diensten in GMail, zoals sms-alerts en het achterhalen van vergeten wachtwoorden.

Google zorgde begin 2004 voor een kleine revolutie op de online mailmarkt met de lancering van GMail. Meest in het oogspringend was de 1 GB aan opslagruimte. Een gigantisch verschil met bijvoorbeeld Hotmail, dat destijds een schamele 2 MB aanbood. Sindsdien heeft Hotmail evenals Yahoo zijn opslagcapaciteit fors verhoogd, maar GMail biedt met 2,3 GB nog altijd de meeste opslagruimte.

Bij aanvang konden gebruikers zich alleen op uitnodigiging laten registreren, wat de dienst een exclusief karakter gaf. Al gauw ontstond er een heuse handel in accounts, die minder werd toen Google geleidelijk het aantal uitnodigingen opvoerde.

Nico Vandenabeele
25 augustus 2005
Bron: ZDNet

Mannen lekken sneller geheimen via e-mail, vrouwen bewaren meer op het werk

2005-08-21T11:42:00.000+02:00

Mannen lekken vijfmaal vaker vertrouwelijke bedrijfsinformatie via e-mail dan hun vrouwelijke collega's. Tot deze opmerkelijke constatering komt contentfilteringspecialist Clearswift na een onderzoek onder tweeduizend Britten.

Vijf procent van de ondervraagde mannelijke werknemers geeft toe dat ze al eens bewust belangrijke bedrijfsgegevens hebben verstuurd naar een e-mailadres buiten het bedrijf. Bij vrouwen was dit maar één procent.

Dit lekken gebeurd niet noodzakelijk met kwade opzet; soms is het om informatie door te sturen naar een freelancer of consultant die van thuis uit werkt. Maar goed bedoeld of niet, bedrijven lopen in beide gevallen het gevaar dat concurrenten bedrijfsgevoelige informatie in handen krijgen, waarschuwt Clearswift.

Het bedrijf constateert dat veel ondernemingen geen duidelijke afspraken met hun werknemers maken over de informatie die ze via e-mail mogen versturen. Een duidelijk e-mailbeleid is echter onontbeerlijk, aldus Clearswift. Het bedrijf adviseert - niet geheel onverwacht - om het e-mailverkeer te filteren op gevoelige informatie.

Uit een andere studie, van Centennial Software, blijkt dat vrouwelijke werknemers sneller geneigd zijn om 'bedrijfsvreemde' apparaten als iPods, usb-sticks of geheugenkaartjes van digitale fototoestellen op hun bedrijfscomputer aan te sluiten. Dit verhoogt het risico op virussen en dataverlies. Zowat de helft van de ondervraagde vrouwen bewaren privébestanden op de pc van het bedrijf, tegenover een kwart van de mannen.

Nico Vandenabeele
19 augustus 2005
Bron: ZDNet

When E-Mail Isn't Monitored

2005-08-15T09:43:00.000+02:00

Tech employees sending out trade secrets to competitors. Government workers e-mailing hate mail and pornography. Private financial and health information routinely sent out over the Web unencrypted and unprotected.

These are but a few of the startling assertions in the new book, The Insider: A True Story Reveals the Threat to Intellectual Property From High-Tech Industry Insiders.

"Identity theft is a hot buzz phrase and a real concern, but after writing this book I came to the conclusion the actual theft of identity is a symptom of a much worse cancer growing inside organizations," said author Dan Verton in an interview with internetnews.com. "The mishandling of information on the inside is enabling identity theft to happen."

Verton said most of the cases of abuse involved employees unwittingly sending sensitive, private and proprietary information unprotected over the Internet, typically using Web e-mail services like Hotmail or Gmail. The next worm or virus, he said, starts by harvesting these e-mails."

But intentional abuses are also a huge problem. Former Attorney General John Ashcroft estimated in October that intellectual property theft costs U.S. companies about $250 billion a year.

Silicon Valley-based Reconnex assisted Verton in his research. The company's iGuard Content Analyzer functions as a high-speed enterprise security appliance designed to monitor all information flowing over an organization's network. The system registers all sensitive or proprietary data created in any type of electronic format, such as images, text-based files or database records.

It provides real-time alerts on exact matches of content registered by the Reconnex iController. For example, the system can look for specific keywords in any electronic communication sent on a company's network, or it can look for number formats that resemble a credit card or Social Security card.

"We have the most comprehensive database in terms of what is leaking from companies and governmental agencies," said Don Massaro, founder and CEO of Reconnex. "Up to now what's been available have been estimates based on surveys. We have the first hard data."

As part of its sales pitch to large companies and government agencies, Reconnex conducts a 48-hour risk assessment where it attaches the iGuard to a company's network gathering data at 1 gigabyte per second speeds onto a petabyte storage device.

The company allowed Verton to view abstracts of the results at over 50 sites at the same time they were presented to the potential customers (companies and government agencies). "There wasn't one assessment where someone didn't lose their job after the data was presented," said Verton.

Verton, a former Marine intelligence officer, doesn't name names as part of his confidentiality agreement with Reconnex, which is also helping to market the book. Yet some of the examples leave little to the imagination.

In one case, he described a company as "one of the largest technology developers in the country whose products everyone uses." The results of the 48-hour assessment showed that this company had 50 different employees all looking for a job, and one of these sent out proprietary documents on a new product to a direct competitor.

At one government agency, Verton said the results included thousands of pornographic images, hate mail and gambling bets sent over a 48-hour period.

"Some of the content was so horrible that when some of the government employees saw it they turned their heads down or left the room," said Verton. "The porno sites are a major security problem because they can install spyware and spam proxies on the user's machine."

Employees can be prosecuted for misuse of a company's e-mail.

"There is a basic problem with privacy laws in that telephone use has formed the basis of employer surveillance," said Chris Hoofnagel, a lawyer with the Electronic Privacy Information Center, a public interest research group. "You are not supposed to monitor purely personal messages. That's in the federal statutes. But it's one thing to stop listening to a phone call; with e-mail it's impossible to stop."

Meanwhile, the details in Verton's book aren't likely to leave any managers calling for more privacy controls. In one case, Verton claims the monitoring unveiled an Al Qaeda operative working at a government agency. "A counter-intelligence department in the government [used iGuard] and found an individual who was e-mailing to a private address back and forth discussing how to [exploit] a government agency's network," said Verton.

In another 48 hour assessment a financial institution told Massaro that it had a Web-mail blocker in place. But one of the first results in the filter of keywords was an e-mail by an employee to a private address on the outside that said, "I just found out a way to get around the Web-mail blocking."

E-Mail Archiving Growing in Importance

2005-08-15T09:40:00.000+02:00

By Paul Korzeniowski
TechNewsWorld

Whereas most data tends to have a set shelf life, the value of e-mail messages ranges dramatically. One may delete a note about a lunch meeting on a given day, but he or she might need a note a customer sent about a product's warranty months or even years later.

More than 2 billion people around the world own or use mobile phones. And increasingly, people are using their mobile phones for multimedia -- not just for communication, but also for entertainment, news, and information services. Click here to find out more about Nokia's developments with Mobile TV!

Corporations' reliance on e-mail systems to circulate information has grown exponentially, but their ability to sort, retain, and locate e-mail messages has not evolved as quickly. "In many organizations, few procedures are in place that outline how to manage e-mail correspondences, and often companies can not quickly locate important messages," noted Dan Blum, group research director at market research firm Burton Group.

Yet regulations, such as the Health Insurance Portability and Accountability Act, National Association of Security Dealers 3010, Sarbanes-Oxley, Securities and Exchange Commission 17a-4, are forcing corporations to put checks in place so they can locate messages quickly. A raft of vendors, including Aftermail, AmeriVault, EMC (NYSE: EMC) Latest News about EMC, Hewlett Packard, IBM (NYSE: IBM) Latest News about IBM, ILumin Software Services, Iron Mountain (NYSE: IRM) Latest News about Iron Mountain, Mobius Management Technologies, OpenText , Sun Microsystems (Nasdaq: SUNW) Latest News about Sun Microsystems, Symantec (Nasdaq: SYMC) Latest News about Symantec and Zantaz, have built products that deliver those functions.

"Right now, a handful of companies are perched at the top of the market, but no definitive leader has emerged," noted Masha Khmartseva, a senior analyst at market research firm The Radicati Group.
Competing for Share

Vendors are frantically vying to grab that top spot because sales of these products, dubbed messaging archiving systems, are rapidly rising. The Radicati Group expects revenue to reach US$465 million in 2005 and increase to over $4.4 billion in 2009.

Firms need these tools because managing e-mail messages is more difficult than tracking information generated by other applications. Whereas most data tends to have a set shelf life, the value of e-mail messages ranges dramatically. One may delete a note about a lunch meeting on a given day, but he or she might need a note a customer sent about a product's warranty months or even years later. Many companies have handed the responsibility of determining when to delete e-mail messages over to employees.

This can create problems because employees may not understand the impact of their decisions. In 1999, the U.S. District Court ordered PhilipMorrisUSA to preserve "all documents and other records" that might contain information about a government case pending against the company. Three years later, a few employees deleted messages that were a few months old. Once the deletions were discovered, the company notified the court, which fined the firm $2.7 million for the mistake.

Similar problems arose in the financial market. "When regulators first began to subpoena e-mails from large broker/dealers, there was little response as these banks had not thought about archiving e-mail to meet compliance regulations," explained Brian Babineau, an industry analyst with Enterprise Strategy Group. "In late 2001, five banks were fined $8.25 million, which forced all financial institutions to pay more attention to e-mail archiving."
Backup Creates New Problems

To avoid having to pay such fines, companies have been developing corporate e-mail backup policies. One option is to simply copy all of the messages sitting on their e-mail servers. "Backing up e-mail messages every day is not very efficient because a company will generate multiple copies of messages that sit on their servers seemingly forever," Burton Group's Blum told TechNewsWorld. Messaging archiving systems intelligently back up messages and thereby eliminate duplication.

Retrieval has been another problem. A large company could generate millions of messages. Finding a needed document represents a laborious manual task that could take a number of employees days, weeks, or even months. Among the new e-mail archiving products available is a catalog, which enables companies to organize their messages by name, date, and content so users can quickly retrieve important information.

Currently, users find a wide range of features now in these products. "Pricing for messaging archiving systems is as little as $20 per user and as high as $100 per user," the Radicati Group's Khmartseva told TechNewsWorld.
Price Drops to Come
How long vendors will be able to maintain the high-end pricing is unclear. To date, suppliers have been in a high growth market segment, one where corporations and financial institutions are willing to make investments without requiring an immediate return. Eventually suppliers will need to turn a profit in order to stay in business Sprint has the infrastructure in place to meet all your business communications needs. From one company. Today. Click here and see how Sprint helps business., and as this pressure builds, some will cut pricing in order to grow their business, and such movements could force their competitors to follow suit.

Another change has already taken place: An ever-widening array of vendors is delivering these systems. Because messaging archiving represents a high growth opportunity, firms, such as iLumin Software Services and Zantaz, were specifically formed to take advantage of it. Document management vendors such as Iron Mountain; enterprise content management Latest News about content management firms such as OpenText; security Security, strength, a lower TCO: find out about all the advantages of IBM Middleware on Linux. vendors like Symantec; and storage vendors such as EMC and IBM, have also sauntered into this product niche.

Long term, the storage suppliers may be in the best position to emerge as the market leaders. "Messaging archiving is backing up a specific type of data and the storage suppliers have the most experience with backup technology," noted Burton Group's Blum.

As messaging archiving products have been evolving, yet another new challenge has arisen to invite future applications: keeping tabs of instant messaging Latest News about instant messaging notes. "Both e-mail and instant messages are viewed as official business records and must be monitored and archived appropriately," Enterprise Storage Group's Babineau told TechNewsWorld.

A few of the messaging archiving offer that capability now, and the others are busily working to add it, understanding that offering such a feature might be one way to bring them closer to grabbing a share of this fast-moving market.

E-mail outage a major concern for businesses

2005-08-15T09:38:00.000+02:00

Companies have become so reliant on e-mail that 85% of firms admit that e-mail downtime would severely affect their business, according to research from analyst firm Quocirca.

As a result, companies expect a high level of support from their IT departments, and 70% of organisations said they would expect IT to respond to...

"The majority of respondents see e-mail as an integral part of key business processes such as sales and customer service. A rock-solid infrastructure is the key to a successful business continuity strategy and this must extend to mobile and home-workers," said Clive Longbottom, service director, business process facilitation, at Quocirca.

The survey also found that 50% of the businesses surveyed believed they would not be able to maintain e-mail service levels if they migrated from one e-mail system to another, and that this was one of the main barriers to migration.

"The importance of maintaining service levels is confirmed by the reluctance of organisations to accept any interruption in service during the upgrade process itself," said Longbottom.

Greater use of laptops and PDAs has made e-mail business-critical, making respondents more aware of e-mail downtime.

'Amerikaanse overheid tipt terroristen per e-mail'

2005-08-09T20:16:00.000+02:00

Een nieuwe dienst om het vliegen binnen de Verenigde Staten iets vriendelijker te maken, heeft de bijwerking dat de overheid potentiële terroristen tipt dat hun gedrag opvalt.

Het probleem zit in de dienst met de naam Clear, dat bedoeld is het leven van de zakenreiziger eenvoudiger te maken. In het systeem geeft de reiziger vrijwillig toestemming voor een uitgebreidere controle van de achtergrond van de passagier uit te voeren.

Een particulier bedrijf laat de reiziger een formulier invullen en slaat biometrische gegevens (een vingerafdruk en een irisscan) op. Nadat de informatie is doorgestuurd aan de Transport Security Authority (TSA) en de aanvraag wordt goedgekeurd, betaalt de reiziger tachtig dollar en kan hij deelnemen aan het programma.
Klik Hier!

De voordelen die aan de kaart zitten zijn een kortere wachtrij voor de beveiliging en een minder rigide controle. Met behulp van de vingerafdruk of irisscan wordt vervolgens bepaald of het echt de kaarthouder is die wil reizen. Hierdoor kan de reiziger veel tijd besparen.
Voer voor terroristen

De TSA monitort passagiers en stopt bij een eventueel wantrouwen de dienst. Dit is niet alleen merkbaar door een niet werkende kaart, maar ook omdat een evenredig deel van de bijdrage wordt terugbetaald. Ook stuurt het bedrijf achter Clear een e-mail om de klant op de hoogte te stellen.

Volgens beveiligingsexpert Bruce Schneier is de dienst voor een terrorist een goedkope methode om te ontdekken of de overheid lucht heeft gekregen van eventuele snode plannen. 'Denk er eens over na: voor tachtig dollar wordt een potentiële terrorist ingelicht als het Department of Homeland Security hem door heeft. Wat een deal!'

Het systeem doet sterk denken aan het Nederlandse Privium, dat een snelle grenspassage biedt op basis van een irisscan. Toch worden op Schiphol alle reizigers goed gecontroleerd en worden de biometrische gegevens niet centraal opgeslagen.

University for Writers (UFW) Launches Email Writing School

2005-08-09T12:31:00.000+02:00

The University for Writers (UFW) has launched its website for email writing courses. The school provides writers with the much need flexibility of taking courses strictly by email. With a one on one rapport with their instructor, it makes it easier to get a clearer understanding of what areas in a writer’s prose needs work. This ultimately translates into a writer who is better equipped to do basic editing of their work and thereby turning in a more polished transcript to potential agents and publishers.

What makes UFW’s services efficient and effective is the use of email, rather than an online forum or blackboard. Most people must log into a website to grab their syllabus, post comments or ask questions. UFW makes it easy by communicating through email, the one place most people go daily. Instructors are always on hand and ready to engage and challenge students, affording future authors the opportunity to gain a better understanding of their strengths and weaknesses. And solidify their knowledge of various aspects of writing.

UFW has courses that allow writers to create better outlines, gather novel ideas, learn about self-publishing, as well as courses for those who need assistance with basic grammar and story structure. UFW wants all writers to be successful, and we trust that this method of teaching will lend itself to higher productivity and more active participation.

You Have To Have An Email Policy

2005-08-09T12:29:00.000+02:00

If your company uses email, provides email service for your employees, or allows your employees to use email for business purposes, you have to have a written email policy. To not have one opens you up to all manner of headache and potential liability.

Why Should I Be Concerned
Not convinced that it's necessary? Look at any recent court case. Opposing attorneys now ask for email the way they used to demand inter-office memos. Microsoft's prolonged anti-trust case is a prime example of the effect of company email on a trial.

Beyond legal ramifications, consider the negative publicity and damage to your company's reputation that could be caused by the wrong email getting out.

Or what about the possibility of company secrets being inadvertently or deliberately passed to a competitor. There are allegations that spies in the US nuclear industry used email to send secret material to China.

Isn't This A New Problem?
The central issues in a corporate email policy are not new. Issues of business purpose, privacy, restricted material, retention policies, even freedom of speech issues, have all been addressed before. Email is simply a new technology for communicating and an effective email policy will recognize that.

Your company probably has policies and procedures for archiving and retaining written business communications, letter, memos, etc. The policy may address what needs to be kept and for how long. An email policy needs to address the same issues.

A harassment policy exists for your company (or it had better) stipulating actions that are prohibited. Do you prohibit sexually explicit photos in the work areas, but not have an email policy that prohibits transmitting sexually oriented images.

Other than the technology involved, these aren't new issues. They simply need to be addressed in light of the new technology, and a policy developed, published, and enforced.

Who Writes The Policy?
An email policy needs input from many groups within the company. Upper management must direct the policy development so that it supports the company's overall mission. The legal department can tell you what must be included and what should be excluded.

IT (the computer department) can tell you their recommendations and what is technologically possible. Get the HR department input because this will effect virtually every employee. Although not absolutely required, I recommend getting the PR department involved up front. It is easier for them to cogently defend the policy if they were involved in its development.

Finally, get the employees involved. Select representatives from the various user groups, up and down the org chart, and of various skill levels. If you have employee stakeholder groups, like a union, include them too. You want people with opinions, not necessarily answers, but mostly you want their input to increase the chances of the policy ultimately being workable.

From F. John Reh,
Your Guide to Management.

Motorola unveils a Razr for e-mail addicts

2005-08-09T12:26:00.000+02:00

Motorola Inc, the world’s second biggest mobile phone maker, has unveiled an ultra thin mobile phone with a keyboard, aimed at people who have become addicted to Blackberry e-mail and messaging devices.

Motorola said the latest handset, dubbed the “Q”, was inspired by the ultra-thin design of its popular Razr phone – which has become a design icon and status symbol. The “Q” is slimmer than the Razr and about 50 percent thinner than top rival phones that have tiny keyboards built-in, it said.

The phone pits Motorola, which trails only Finland’s Nokia in the mobile phone market, directly against Research In Motion Ltd and Palm Inc, which make some of the most popular keyboard phones. Rim’s Blackberry is viewed as the leading mobile e-mail device. “The biggest question is whether they can chip away against the Blackberry dominance,” said RBC analyst Mark Sue, adding that he was “encouraged” by the latest phone’s shape.

Motorola’s “Q” is based on software from Microsoft Corp and can support e-mail from a variety of third party applications, including Microsoft’s, Motorola said. It expects the device to go on sale in the first quarter of 2006.

Microsoft Chief Executive Steve Ballmer said he believed the companies would sell “a heck of a lot” of the new phones.

Chief Executive Ed Zander said the “Q” was one of many upcoming products that would help Motorola beat its rivals. “I don’t think there’s another company that can put together a product line like that,” Zander said.

He said Motorola’s long-awaited music phone that can play and store music from Apple Computer Inc’s iTunes music service would sell at major operators by the end of the current quarter. The phone is expected to include elements of the Razr’s design and sell under the brand name ROKR.

Motorola has delayed showing off its iTunes phone amid rumors it was unable to convince operators to sell the phones. Cingular Wireless, a venture of SBC Communications and BellSouth, has had talks about selling the iTunes phone.

Cingular said it would sell sunglasses from Oakley Inc that include a short-range wireless chip from Motorola. The chip connect wirelessly to the wearer’s phone, letting the user answer calls by tapping their shades.

Motorola also said it would build network gear based on WiMax, a technology being developed to cover entire cities with high-speed wireless Internet access to home computers and eventually mobile phones.

Motorola, which said recently it would work with No 3 US wireless operator Sprint on the development of WiMax, said it would have products based on WiMax around the second quarter next year. It plans to increase the amount of research and development resources devoted to the technology, it said.

WiMax, which is expected to have a much wider reach than WiFi, a technology that is in most new laptops and provides wireless Internet access in small venues such as coffee shops. Motorola also laid out plans for a phone that could swap from a wide-area cellular network to WiFi in a consumer’s home. reuters

British top cop bans e-mail on Wednesdays

2005-08-07T12:06:00.000+02:00

The new head of the police in an English county has declared e-mail free Wednesdays in an effort to get his staff to talk to each other.

Roger Baker, chief constable in Essex northeast of London, said members of the department can still communicate electronically when they believe it is really necessary, the Telegraph reported. But he wants them to think about that and whether a telephone call or face-to-face chat would be better.

The order took effect Aug. 1.

Baker, who took command in Essex in July, has already made waves. He ordered his officers to make 600 arrests in his first week on the job.

He also had a warning for criminals who decide to come to Essex in his first public statement: Bring your toothbrush because you will not be going home.

UK businesses threatened by email melt-down as employees send holiday photos and videos

2005-08-06T14:50:00.000+02:00

Thousands of small businesses are in danger of their email systems collapsing as employees heading off on summer breaks send and receive holiday photographs and even videos as huge email attachments.

British messaging and collaboration software company Softalk says that small and medium sized businesses are particularly vulnerable as they don't have large IT departments to manage and monitor their email systems.

"For many small and medium sized businesses email is now as important if not more important than phone calls and traditional post," said Simon Bates, director of Softalk. "Yet many businesses are relying on old email systems that they first implemented when email first became widely available and before it became a business critical system."

Softalk says that businesses can take some simple steps to ensure the integrity of their email systems:

• Use the email server to set limits for maximum size of attachments that can be sent and received
• Set quotas for individual users mailboxes to prevent employees using the email server for storing hundreds of megabytes of personal photographs and videos
• Use the email server to prevent users from sending or receiving certain types of attachment
• Install up to date anti-virus filters to prevent viruses slipping through disguised as holiday pictures
• Install anti-spam filters to cut down on the amount of unproductive email clogging up users in-boxes
• Implement anti-virus and anti-spam security at the email server level so that you can always ensure that filters are up to date without the need to update every individual user’s PC
• Have clear policies in place so that employees understand how they are allowed the company email system for personal use
• Ensure that policies include rules to ensure that employees don’t send or receive inappropriate images
• Check that your email server is robust enough and has the capacity to cope with the demands of today’s email traffic which has increased from an average of 15 billion emails a day in 2001 to an average of 132 billion a day in 2005.
• Ensure that you are backing up and archiving your email database on a frequent and regular basis

Research shows top five email gripes

2005-08-01T13:21:00.000+02:00

THIS IS VERY ANNOYING

Research into the UK's email habits has revealed that people's biggest complaint is the overuse of capital letters in messages.

The study of 3,000 email users by peripherals firm i.Tech Dynamic has revealed the top five email gripes as:

* Overusing capitals
* Too many abbreviations
* Blank subject box
* Being copied on every email
* People being 'over friendly'.

The research also threw up some interesting views on fonts. Two thirds of bosses indicated that they would not interview a candidate if they did not like the font of their CV, and 80 per cent of bosses would confront a co-worker if they used a font they did not like.

"Email is such a massive part of our lives nowadays and we do get set in our ways when it comes to things like fonts and the etiquette of writing at work," said a spokesman for i.Tech, which conducted the research as part of its development of a Bluetooth keyboard.

"People should be aware that some fonts are too elaborate for professional documents, not to mention hard to read. If you stick to the basic fonts and in a reasonable size and colour you should be pretty safe and not offend anyone."

Britain's most popular font is Arial 12 point in black, although five per cent of people type in purple or pink. Eighty per cent of those questioned think it is inappropriate to use elaborate fonts in work emails.

Nearly three quarters of those questioned found 'kisses' at the end of emails annoying, but a quarter of the women questioned used them.

Three quarters of women said they would type in a different font if they were writing a love letter, but only half of men would bother.

E-mail is for older people, teens say in survey

2005-08-01T13:12:00.000+02:00

WASHINGTON (Reuters) - E-mail is for grown-ups and U.S. teenagers now prefer instant messaging to communicate with each other online, according to a survey released on Wednesday.

Internet users from 12 to 17 years old say e-mail is best for talking to parents or institutions, but they are more likely to fire up IM when talking with each other, the nonprofit Pew Internet and American Life Project found.

E-mail is still used by 90 percent of online teens. But the survey found greater enthusiasm for instant messaging.

Three-quarters of teen Internet users use instant messaging, compared with 42 percent of adults, Pew said. Nearly half of teens said they exchanged IMs daily, and some said they spent more than two hours each day using instant-messenger programs.

Half or nearly half of the 1,100 teenagers surveyed said they used IM to send Web links or photos to each other, while nearly one-third said they had sent music or video clips over IM. Adults were much less likely to do any of those things, the survey found.

Nearly nine out of 10 teenagers say they use the Internet, up from 74 percent in 2000. Those are who still not online are likely to be so poor that they have limited access to technology, the survey found, and are disproportionately black.

The survey, conducted in October and November 2004, has a margin of error of 4 percentage points.

Cybercops hebben geen tijd voor computercriminaliteit

2005-08-01T13:09:00.000+02:00

De zwaardere aanpak die minister Donner hackers in het vooruitzicht stelt, lijken vooral een papieren tijger. Digitale rechercheurs hebben geen tijd voor onderzoek.
Dit blijkt uit een gefilmd interview dat bezoekers van het hackersevent What The Hack met Frans Kolkman van de Unit Computercriminaliteit Noord Oost Nederland.

Volgens Kolkman is het in de dagelijkse praktijk zo, dat andere zaken een hogere prioriteit hebben. De rechercheurs besteden hun tijd aan het leveren van expertise voor politieonderzoeken naar zaken als afpersingen, ontvoeringen en kinderporno.
Geen prioriteit

De oorzaak hiervan is het stellen van prioriteiten. Geweld op straat, verkrachting of woninginbraken gaan altijd voor de digitale bromsnor. 'In de meeste gevallen betekent dat betekent eigenlijk dat hacking gewoon van het prioriteitenlijstje afvalt en er gebeurt eigenlijk gewoon nooit wat aan, omdat andere prioriteiten altijd voorgaan', bekent Kolkman.

Wel komen de cybercops in actie als de rechtsorde ernstig geschokt is en politie, justitie of de gemeenteraad besluiten dat wat er gebeurd is echt niet door de beugel kan. Kolkman herinnert zich dan ook maar een paar zaken waar dat het geval was en volgens hem 'zijn dat geen schokkende dingen geweest'.
Politie-inzet

Dat de cybercops wel groots hebben uitgepakt op What The Hack is op zich niet zo vreemd, omdat de politie volgens Kolkman daar wilde laten zien dat niet alles maar kan in Nederland. Als er meldingen op de internationale desk zouden komen dat er rottigheid werd uitgehaald, dan waren de rechercheurs beschikbaar om snel te kunnen ingrijpen. 'Dat is wel van belang om aan het buitenland te laten zien dat we maatregelen kunnen nemen als het misgegaan', legt de voorman in het interview uit.

Een opmerkelijk detail is wel dat de cybercops iedere avond om 23:00 uur stopten met werken.

Bron: Webwereld